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Liquiditätsplanung mit der Sage Office Line – einfach und übersichtlich (Teil 2)

02.05.2016

 
 

In diesem Teil erläutern wir Ihnen an Hand eines Beispiels, wie Ein- und Verkaufsbelege aus der Warenwirtschaft in die Liquiditätsplanung einfließen. Alle Erläuterungen geben wir Ihnen an einem Fallbeispiel aus dem Bereich Einkauf. Die Logik und Vorgehensweise im Verkauf ist entsprechend.

 
 

Ungelieferte Aufträge/Bestellungen

Erfassen wir eine Bestellung, die wir dann in der Liquiditätsplanung betrachten wollen. Wichtig sind hierbei zunächst die Felder „Lieferdatum“ und „Zahlungskondition“. Sofern alle Positionen Ihrer Bestellung das gleiche Lieferdatum haben, können Sie dieses wie gewohnt im Belegkopf erfassen (ansonsten erfassen Sie dieses in den Positionsdetails).

 
 
 
 
Info

In unserem Beispiel haben wir erst einmal nur eine Position erfasst und entsprechend nur einen Liefertermin.

 
 
 

Die Bestellung finden Sie in der Liquiditätsplanung in der Zeile „Ungelieferte Bestellungen“.

 
 

Die Spalte, also die Kalenderwoche, in der Sie die Zahlung an den Lieferanten einplanen müssen, errechnet die Office Line wie in unten stehendem Beispiel gezeigt wird.

Rechenbeispiel

Lieferdatum aus Bestellung 

1.12.2015

 

Zahlungskondition „210“
(21 Tage, Nettofrist gemäß Grundlageneinstellung) 

+ 21 Tage

 

Tage Wareneingang > Rechnungsstellung
(aus Grundlageneinstellung) 

+ 1 Tag

 

Geplanter Zahlungstermin
(errechnet) 

22.12.2015
entspricht KW 52

 
 
 

Details zu den ungelieferten Bestellungen, also auch deren Zusammensetzung in den einzelnen Wochen, können Sie sich in der Liste „Liquiditätsplanung – Ungelieferte Bestellungen“ anschauen. Sie rufen diese Liste über die Schaltfläche [...] auf.

 
 

Bestätigte Liefertermine

Sofern Sie das Zusatzmodul „Erweiterte Lieferantenüberwachung“ einsetzen, arbeiten Sie sicherlich auch mit bestätigten Lieferterminen.

Gehen wir einmal davon aus, dass unser Lieferant die bestellten 5 Stehleuchten erst 2 Wochen später, am 15.12.2015 liefern kann: Erfassen Sie also in den „Belegdetails“ den bestätigten Liefertermin.

 
 

Nun wird der geplante Zahlungstermin wie folgt ermittelt.

Rechenbeispiel

Bestätigter Termin aus Bestellung

15.12.2015

 

Zahlungskondition „210“
(21 Tage, Nettofrist gemäß Grundlageneinstellung) 

+ 21 Tage

 

Tage Wareneingang > Rechnungsstellung
(aus Grundlageneinstellung) 

+ 1 Tag

 

Geplanter Zahlungstermin
(errechnet) 

8.1.2016
entspricht KW 01

 
 
 
 
 

Im Einkauf erfolgt als nächster Arbeitsschritt der Wareneingang.

Unberechnete Wareneingänge/Lieferungen

Sobald Sie einen Wareneingang zu einer Bestellung erfassen, wird die Bestellung unter „Ungelieferte Bestellungen“ nicht mehr aufgeführt, stattdessen erscheint der Wareneingang unter „Unberechnete Wareneingänge“.

Selbstverständlich berücksichtigt die Office Line dabei auch Teillieferungen: Erfassen Sie in unserem Beispiel einmal in einem Wareneingang, dass nicht alle unsere bestellten 5 Stehleuchten auf einmal geliefert werden, sondern zunächst nur 3 Stück. Dieser Vorgang wird dann so angezeigt: 3 Stehleuchten erscheinen unter „Unberechnete Wareneingänge“.

 
 

2 Stehleuchten erscheinen unter „Ungelieferte Bestellungen“.

 
 

Basis für die Berechnung der Kalenderwoche ist wiederum das Lieferdatum und die Zahlungskondition. In unserem Beispiel sieht die Liquiditätsplanung wie folgt aus:

 
 
Hinweis

ACHTUNG: Der Liefertermin, der im Wareneingang durch die Office Line voreingestellt ist, wird durch die Mandanteneinstellungen bestimmt:
<<Grundlagen>> <Mandant> <WE-Belegdatum als Lieferdatum>

 
 
 
 
 

Offene Posten Kunden/Lieferanten

Die Rechnung Ihres Lieferanten ist da! 

 
 

Wandeln Sie zur Erfassung in der Warenwirtschaft den Wareneingang in einen Rechnungseingang um. Für die Darstellung in der Liquiditätsplanung muss die Rechnung an das Rechnungswesen übergeben werden; abhängig von den Einstellungen in der Warenwirtschaft unter <<Grundlagen>> <Mandant> <Rech­nungsübergabe> wird die Rechnung übergeben.

  • „Sofort“
    Sofort nach dem Speichern des Rechnungseinganges ist die jeweilige Position unter „Unberechnete Wareneingänge“ nicht mehr sichtbar und erscheint unter „Offene Posten Lieferanten“
  • „Übergabelauf“
    Sie müssen die Rechnung manuell über die Warenwirtschaft <<Regiezentrum>> <Abschluss> <Rechnungsübergabe> übergeben.
 
 
Hinweis

ACHTUNG FEHLERQUELLE!
Sofort nach dem Speichern der Rechnung sind die Positionen unter „Unberechnete Wareneingänge“ nicht mehr sichtbar, werden aber unter „Offene Posten Lieferanten“ noch nicht angezeigt. Erst mit dem Rechnungsübergabelauf sind die Daten sichtbar. Wir raten Ihnen daher vor jeder Liquiditätsplanung einen Übergabelauf anzustoßen.

 
 
 

Aus unserem Geschäftsvorfall ergibt sich das folgende Bild. Aus der Bestellung ist noch eine Lieferung im Wert von 500 EUR in KW 01 offen. Der bisherige Wareneingang wurde vom Lieferanten bereits berechnet; die Zahlung gemäß Zahlungsziel ist für die KW 52 geplant.

 
 

Bei Offenen Posten werden zur Berechnung der Kalenderwoche immer das Valutadatum und die Zahlungskondition benutzt.

 
 
Hinweis

HINWEIS: Ohne manuelle Veränderung gilt Valutadatum = Belegdatum; in unserem Beispiel ist dies auch der Fall.

 
 
 

Wie Sie manuelle Werte hinzufügen und auf Planzahlen basierende Zusatzpositionen einrichten können zeigen wir im dritten Teil unseres ratGEBERs Liquiditätsplanung, der bald in unserem Blog erscheint.

 
 
 

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